Demirbaş, bir işletmenin birden fazla dönem boyunca kullanmak üzere satın aldığı ve satışa konu olmayan bilgisayar, mobilya, makine, araç gibi varlıklarıdır.
Maliyeti, faydalı ömrüne yayılarak amortisman olarak gidere yazılır. ERP'de her demirbaş için sicil kartı tutulur. Sicil kartında alış tarihi, zimmet ve yer bilgisi de bulunur; sayım ve amortisman kayıtları bu karta bağlanır.
Satın alınan varlık için sicil kartı açılır: demirbaş no, tanım, alış tarihi, maliyet, faydalı ömür, amortisman yöntemi, bulunduğu yer ve zimmetli kişi. ERP, her dönem sonunda amortisman tutarını hesaplar ve muhasebe fişine dönüştürür. Varlık bir departmandan diğerine geçerse hareket kaydedilir. Satış ya da hurdaya ayırma durumunda kart kapatılır ve kâr ya da zarar hesaplanır. Etiket ya da barkodla fiziki sayım yapmak mümkündür.
Muhasebe, amortisman ve bilanço kayıtları için demirbaş kartını kullanır. Satın alma, alım faturasını demirbaşla ilişkilendirir. İdari işler zimmet ve yer bilgisini yönetir. Bilgi işlem, bilgisayar ve telefon envanterini bu kayıttan okur. Mali müşavir yıl sonunda sabit kıymet listesini inceler. Küçük işletmelerde bu işler tek kişide toplanabilir ama kayıt mantığı aynı kalır. Zimmet devri yapıldığında kayıt güncellenir; böylece bir çalışan ayrıldığında hangi demirbaşların iade edileceği bellidir.
Demirbaş mı gider mi ayrımı mevzuattaki güncel sınırlara bağlıdır; sınır her yıl değişebileceği için mali müşavirinizden teyit alın. Faydalı ömür ve amortisman oranlarını da mevzuata göre belirleyin. Fiziki sayımla kayıt arasındaki farklar yıl sonunda sorun çıkarır, bu yüzden zimmet ve yer bilgisini güncel tutun. Hurdaya ayrılan varlığın kartını kapatmayı unutmayın; aksi halde amortisman çalışmaya devam eder. Periyodik fiziki sayım yapmak, kayıtta olup sahada bulunmayan varlıkların zamanında fark edilmesini sağlar.
Sürecinizi kısaca anlatın; ekranları kendi örneğiniz üzerinden gösterelim.
Gündelik dilde çoğu zaman aynı kullanılır. Muhasebede sabit kıymet daha geniş bir terimdir; makine, bina, araç ve demirbaş gibi uzun süre kullanılan varlıkların tümünü kapsar.
Amortisman, bir varlığın maliyetinin faydalı ömrü boyunca dönemlere pay edilerek gidere yazılmasıdır. Varlığın değer kaybını muhasebe kayıtlarına yansıtır.
Sürecinizi birkaç cümleyle anlatın; size uygun modüller üzerinden gösterelim.