Hesap planı, bir şirketin muhasebe kayıtlarında kullanacağı tüm hesapların kod ve adlarıyla sıralandığı listedir.
Türkiye'de Tekdüzen Hesap Planı esas alınır: 1'den 9'a kadar gruplar halinde varlık, borç, gelir ve gider hesaplarını ayırır. Her fiş bu listedeki bir hesaba yazılır. Alt hesaplar işletmeye göre açılır; böylece her müşteri ve gider kalemi ayrı izlenir.
Tekdüzen Hesap Planı, hesapları sınıflara ayırır: dönen varlıklar, duran varlıklar, kısa ve uzun vadeli yabancı kaynaklar, özkaynaklar, gelir, gider ve maliyet hesapları. Üç hanelik ana hesapların altına şirket kendi alt hesaplarını açar; örneğin 120 Alıcılar altında her müşteri için ayrı kod. ERP'de hesap planı bir kez tanımlanır, sonra fatura, tahsilat ve stok hareketleri otomatik muhasebe fişine dönüşürken bu kodları kullanır.
Hesap planını esas olarak muhasebe müdürü ve mali müşavir yönetir. Ön muhasebe personeli fiş girerken hesap kodunu seçer. Yönetim raporları, bilanço ve gelir tablosu hesap planındaki gruplara göre çıkar. Dışarıdan ortak çalışan mali müşavir, kendi programına aktarım yapabilmek için hesap planının uyumlu olmasını ister. Bütçe ve masraf merkezi raporları da aynı kodlamayla okunur. Hesap planı değişince bütçe, rapor ve e-Defter dosyaları da etkilendiği için değişikliği muhasebe müdürü onaylamalıdır.
Hesap planı kolay büyür, zor temizlenir. Her yeni durum için yeni hesap açmak yerine mevcut yapıyı gözden geçirin. Alt hesap kodlama kuralını yazılı hale getirin; aksi halde herkes farklı kod verir. Dönem içinde hesap kodu değiştirmek eski kayıtlarla tutarsızlık yaratabilir. e-Defter gönderiminde hesap planı da dosyaya girdiği için kod ve adlar tutarlı olmalıdır. Hesap seçimi mevzuata bağlı olduğundan şüphede mali müşavire danışın.
Sürecinizi kısaca anlatın; ekranları kendi örneğiniz üzerinden gösterelim.
Panda AI gelen tedarikçi faturasındaki kalemleri okur ve geçmiş kayıtlara bakarak hesap kodu önerir. Fişi muhasebe onaylar.
Türkiye'de defter tutan işletmeler için esas alınan standart yapıdır. Alt hesaplar işletmeye göre açılır ama ana hesap yapısı ve hesap grupları buna uygun olmalıdır.
Evet. Yeni alt hesap açılabilir. Ancak mevcut hesapların kodunu dönem ortasında değiştirmek, eski kayıtlarla tutarsızlık yaratabileceği için dikkatle yapılmalıdır.
Sürecinizi birkaç cümleyle anlatın; size uygun modüller üzerinden gösterelim.