E-Dönüşüm

Sevk kâğıt irsaliyeyle çıkıyor, e-irsaliye akşam ofiste giriliyor

e-İrsaliye modülü sevk irsaliyesini siparişten ya da el terminalinden hazırlar, doğrudan GİB'e gönderir ve stok hareketiyle aynı anda kaydeder. Araç GİB belge numarasıyla yola çıkar, stok o anda düşer.

Sizi arayalım WhatsApp
e-İrsaliye
Kısaca

e-İrsaliye, Panda ERP'nin sevk irsaliyesini elektronik ortamda düzenleyen, doğrudan GİB'e gönderen ve giden irsaliyeyi stok hareketi, gelen irsaliyeyi mal kabul kaydıyla eşleştiren modülüdür. İrsaliye onaylı siparişten ya da depoda el terminalinden hazırlanır; araç plakası, şoför ve taşıyıcı bilgisi belgede durur. Belge GİB numarasını aldığında stok düşer, fatura aynı kayıttan kesilir.

Bugün bu iş nasıl yapılıyor?

  • Sevk kâğıtla, kayıt akşam

    Depo malı kâğıt irsaliyeyle gönderiyor, e-irsaliye ofiste mesai sonunda giriliyor. Araç yolda belge sorulduğunda GİB numarası henüz yok.

    1 kişi × 1 saat / gün

  • İrsaliye ile fatura tutmuyor

    Sevk edilen miktar ile faturalanan miktar ayrı ayrı yazıldığı için ay sonunda fark çıkıyor; hangi sevkin eksik faturalandığı tek tek aranıyor.

    2 kişi × 3 saat / ay

  • Gelen irsaliye depoda PDF'te kalıyor

    Tedarikçinin e-irsaliyesi e-postadan açılıyor, mal kabul kâğıt tutanakla yapılıyor; stok kaydı iki gün sonra işleniyor.

    1 depo sorumlusu × 30 dakika / gün

e-İrsaliye nasıl çalışır?

  1. 1

    GİB tanımı ve irsaliye şablonu

    Mali mühür sisteme tanıtılır, e-irsaliye başvurusu birlikte yapılır. Şablon, seri ve numara yapısı, taşıyıcı ve araç listesi kurulumda düzenlenir.

  2. 2

    İrsaliye siparişten ya da depodan hazırlanır

    Onaylı sipariş tek tıkla irsaliyeye dönüşür ya da depo el terminaliyle kalemleri okutup irsaliyeyi hazırlar. Plaka, şoför ve teslim adresi kayıttan gelir.

  3. 3

    Onay ve GİB gönderimi

    İrsaliye yetkili kullanıcının onayına düşer; onaylanan belge mali mühürle doğrudan GİB'e gider. Numara geldiğinde stok düşer, araç yola çıkar. Kâğıt çıktı istenirse sistemden alınır.

  4. 4

    Yanıt ve faturaya dönüşüm

    Alıcının kabul, kısmi kabul ya da ret yanıtı irsaliyenin üstünde görünür. Kabul edilen miktar faturaya aynı kayıttan dönüşür; gelen irsaliye mal kabulle eşleşir.

e-İrsaliye sizin işinizde nasıl çalışır, birlikte bakalım

Sürecinizi kısaca anlatın; ekranları kendi örneğiniz üzerinden gösterelim.

  • Aynı gün içinde dönüş
  • 15+ yıl deneyim
  • 90 müşteri işletme
Sizi arayalım WhatsApp’tan yazın Hemen arayın 0312 334 74 87

e-İrsaliye özellikleri

e-İrsaliye: Doğrudan GİB entegrasyonu

  • Doğrudan GİB entegrasyonu

    Gönderim ve alım GİB sistemleri üzerinden yapılır; aracı entegratör portalı ve ayrı kullanıcı adı yoktur, yanıt belgenin üstünde durur.

  • Siparişten irsaliye

    Onaylı sipariş tek tıkla sevk irsaliyesine dönüşür; kısmi sevkiyatta kalan miktar siparişte açık kalır, teslim tarihi raporunda görünür.

  • El terminali ve mobil uygulama

    Depo ve saha ekibi kalemleri barkodla okutur, irsaliyeyi telefondan hazırlar ve onaya gönderir; müşteri bilgisi ve teslim adresi kayıttan gelir.

e-İrsaliye: Taşıyıcı, araç ve şoför bilgisi

  • Taşıyıcı, araç ve şoför bilgisi

    Plaka, şoför ve taşıyıcı firma irsaliyede tutulur; sık kullanılan araç ve şoför listeden seçilir, sevk raporu plaka bazında alınır.

  • Gelen irsaliye ve mal kabul

    Tedarikçinin e-irsaliyesi gelen kutusuna düşer; kalemler satın alma siparişi ve mal kabulle karşılaştırılır, miktar farkı işaretlenir.

  • Yanıt yönetimi

    Kabul, kısmi kabul ve ret yanıtı sistemden gönderilir; eksik gelen miktar tedarikçiye yanıtla bildirilir, kayıt irsaliyede saklanır.

  • Stok ve fatura bağlantısı

    GİB numarası alınan irsaliye stoğu düşürür; kabul edilen miktar e-faturaya aynı kayıttan dönüşür, irsaliye-fatura farkı raporu hazırdır.

  • Toplu gönderim ve arşiv

    Günün irsaliyeleri toplu onaylanıp gönderilir; belgeler 10 yıl boyunca sistemde saklanır, plaka ve cari bazında aranır.

e-İrsaliye sürecine Panda AI ne katar?

Depo ve Stok Ajanı; anlık stok sorgusunu yanıtlayan, hareketsiz stoğu ve şubeler arası transfer ihtiyacını raporlayan Panda AI ajanıdır.

  1. Bugün Stok durumu için depoya telefon açılır Ajanla birlikte Anlık stok sorgusu WhatsApp’tan
  2. Bugün Hareketsiz stok ancak sayımda fark edilir Ajanla birlikte Hareketsiz ve fazla stok raporu her hafta
  3. Bugün Şubeler arası transfer ihtiyacı geç görülür Ajanla birlikte Transfer önerileri şube bazında hazır

Üstlendiği işler

  • Anlık stok ve lokasyon sorgusu
  • Hareketsiz ve fazla stok analizi
  • Sevkiyat ve toplama listeleri
  • Şubeler arası transfer önerisi
  • Sayım farkı raporları
  • Kritik seviye uyarıları

Ajan hazırlar, insan onaylar. Kayıt atan ve dışarıya gönderim yapan işlemler sizin onayınızdan geçer.

Panda AI ajanlarını inceleyin

Birlikte çalışan modüller

E-Dönüşüm ailesinin diğer modülleri

e-İrsaliye hakkında sık sorulan sorular

e-İrsaliye hangi belgenin yerine geçer?

Kâğıt sevk irsaliyesinin yerine geçer; malın taşınması sırasında araçta bulundurulan sevk belgesidir. Belge elektronik ortamda düzenlenir, GİB'e gönderilir ve alıcıya iletilir. Yolda kontrol edildiğinde GİB numarası ve karekodu ile sorgulanır; kâğıt çıktı istenirse sistemden alınır.

Depo ekibi e-irsaliyeyi nasıl keser?

El terminali ya da telefon uygulamasından sevkiyat kalemleri okutulur, plaka ve şoför seçilir, irsaliye onaya düşer. Onaylanan belge GİB'e gider, numara geldiğinde araç yola çıkar. Ofise dönüp yeniden giriş yapmak gerekmez; stok o anda düşer.

Araç yola çıktıktan sonra miktar değişirse ne olur?

Alıcı kısmi kabul yanıtıyla teslim aldığı miktarı bildirir; fark irsaliyenin üstünde görünür. Kabul edilen miktar faturaya dönüşür, kalan miktar iade ya da yeni sevk olarak kayda alınır. Hiçbir düzeltme eski belgeyi silmez; yanıtlar kayıt günlüğünde durur.

Gelen e-irsaliyeler mal kabulle nasıl eşleşir?

Tedarikçinin irsaliyesi GİB'den gelen kutusuna düşer. Depo mal kabulde kalemleri okutur; okutulan miktar irsaliye ve satın alma siparişiyle karşılaştırılır. Eşleşen kayıt stoğu artırır, eksik ya da fazla gelen kalem fark listesine düşer ve yanıtla tedarikçiye bildirilir.

e-Fatura ile birlikte mi kullanılmalı?

Zorunlu değil ama birlikte çalıştığında irsaliye-fatura farkı kalmaz. İrsaliyede kabul edilen miktar tek tıkla e-faturaya dönüşür; aynı kayıt üstünde olduğu için numara, cari ve tutar yeniden girilmez. Yalnızca e-İrsaliye ile başlayıp ileride e-Fatura açmak mümkündür.

İnternet olmayan yerde sevkiyat nasıl yapılır?

İrsaliye kalemleri el terminalinde hazırlanır, bağlantı geldiğinde onaya ve GİB'e gider. Numara alınana kadar belge taslak durumundadır; planlı sevkiyatlarda irsaliye araç çıkmadan önce ofiste onaylanır. Kâğıt irsaliye yetkisi olan durumlar kurulumda sizinle belirlenir.

Taşıyıcı firma ve plaka bilgisi zorunlu mu?

Sevk belgesinde taşıyıcı ve araç bilgisi bulunur; Panda ERP plaka, şoför ve taşıyıcı firmayı irsaliye kaydında tutar. Kendi aracınız ve dış nakliyeci ayrı tanımlanır, sık kullanılan araçlar listeden seçilir. Plaka bazlı sevk raporu lojistik ekibine günlük olarak düşer.

Ajan e-irsaliyede ne yapar?

Gelen ve giden e-irsaliye kalemleri sipariş ve stok hareketiyle karşılaştırılır; miktar farkı oluştuğu gün kısa liste olarak gelir. Depo sorumlusu farkı onaylar ya da düzeltir; ajan stok kaydını kendi başına değiştirmez, GİB'e gönderim yapmaz. Senaryo: stok farkı.

e-İrsaliye ekranlarını kendi verinizle görün

Sürecinizi birkaç cümleyle anlatın; size uygun modüller üzerinden gösterelim.

  • 15+ yıl kurumsal yazılım deneyimi
  • Bulutta ya da kendi sunucunuzda
  • KVKK uyumlu süreçler

Son gözden geçirme: · Panda Yazılım ürün ekibi

Kaynaklar: GİB e-Belge portalı