İrsaliye, malın bir yerden başka bir yere taşınırken yanında bulunan, malın cinsini, miktarını ve taraflarını gösteren sevk belgesidir.
Fatura satışı, irsaliye ise malın fiziki hareketini belgeler. Satıcı depodan çıkarken düzenler, alıcı mal kabulde kontrol eder; stok girişi ve çıkışı bu belgeyle yapılır.
Satış siparişi hazırlanıp depodan sevk edilirken irsaliye düzenlenir: gönderici, alıcı, ürünler, miktarlar, sevk tarihi ve taşıyıcı bilgisi yazılır. Alıcı malı teslim alırken irsaliye ile fiziki malı karşılaştırır, eksik ya da hasar varsa not düşer. ERP'de irsaliye stok çıkışını yapar; fatura sonradan irsaliyelere bağlı kesilebilir. Alış tarafında gelen irsaliye mal kabul ve stok girişini başlatır. Bazı mükellefler için irsaliye elektronik düzenlenir.
Mal sevk edildiğinde irsaliye, satış bedeli talep edildiğinde fatura düzenlenir. Çoğu zaman aynı gün kesilirler, ancak her zaman aynı olmak zorunda değil. Bir fatura birden çok irsaliyeyi kapsayabilir, bir irsaliye kısmi faturalanabilir. İrsaliye ile faturadaki miktar ve ürünlerin tutarlı olması iç kontrol açısından önemlidir. Bazı durumlarda fatura irsaliye yerine geçebilir; bu kural mevzuata bağlıdır, mali müşavirinize danışın. Faturalanmamış irsaliyelerin dönem sonunda listelenmesi, gelirin kayda geçmeden kalmasını önleyen basit ve etkili bir kontrol yöntemidir.
İrsaliye miktarı ile fiili sevkiyat farklıysa stok kayıtları bozulur. Teslim alan kişinin imza ya da onay kaydını saklayın. Faturalanmamış irsaliyeleri düzenli listeleyin; unutulan irsaliye gelir kaybı yaratır. İade durumunda iade irsaliyesi düzenlenmelidir. e-İrsaliye zorunluluğu olan mükellefler için belge elektronik ve mevzuata uygun hazırlanmalıdır. Bu iç kontrol, stok kayıtlarının fiili duruma yakın kalmasını sağlar ve fatura kesilmeden mal çıkışı olmasının önüne geçer.
Sürecinizi kısaca anlatın; ekranları kendi örneğiniz üzerinden gösterelim.
Panda AI tedarikçiden gelen irsaliyeyi okur, satın alma siparişi ve stok kaydıyla karşılaştırır, miktar farkı varsa işaretler. Mal kabulü depo onaylar.
Genel kural olarak mal sevkinde irsaliye ya da yerine geçen belge bulundurulur. İstisnalar mevzuatta tanımlıdır; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Düzenleyen ve alıcı bilgileri, düzenleme tarihi, malın cinsi ve miktarı, sevk tarihi ve taşıyıcı bilgisi yer alır. Fiyat bilgisi zorunlu olmayabilir.
Sürecinizi birkaç cümleyle anlatın; size uygun modüller üzerinden gösterelim.