Otomasyona nereden başlanır: kişi × saat yöntemi

Otomasyona süreç envanteriyle başlanır: her işin kim tarafından, günde kaç saat, hangi sıklıkta yapıldığı yazılır. Sonra kural yazılabilirlik ve istisna oranına bakılır. En çok saat harcayan, kuralı net ve istisnası az üç iş ilk adaydır. Biri seçilip 30 günlük pilotla denenir.

Neden envanterle başlamalı?

Otomasyon projeleri çoğu zaman yanlış yerden başlar. Ya en gürültülü şikayet seçilir ya da yöneticinin aklındaki iş. Oysa şirketin içinde hiç şikayet edilmeyen, ama her gün saatler süren işler vardır: sabah açılan Excel, e-postadan ERP'ye kopyalanan sipariş, ay sonu eşleştirmesi.

Envanter bu işleri görünür kılar. Amaç kusursuz bir tablo değil, bir toplantıda doldurulabilecek kadar basit bir liste çıkarmaktır. Her satır bir işi anlatır, her işin yanında bir kişi ve bir süre bulunur.

Envanterin bir yan faydası vardır: işlerin ortak girdisini gösterir. Üç farklı iş de aslında aynı PDF klasöründen besleniyor olabilir. O zaman ilk otomasyon, sonrakilerin altyapısını da hazırlamış olur.

Kişi × saat nasıl hesaplanır?

Formül tek satırdır: kaç kişi, günde kaç saat, ayda kaç gün. Biri her sabah 2 saat rapor hazırlıyorsa ve ayda yaklaşık 22 iş günü varsa, bu işe ayda 44 saat gider. Yılda yaklaşık 500 saat eder. İki kişi yapıyorsa iki katıdır.

Bu rakam tahmindir ve öyle kalmalıdır. İşi yapan kişiye sorarsınız, kronometre tutmazsınız. Amaç tam doğruluk değil, işleri birbirine göre sıralamaktır. İki saat sürdüğü söylenen işin, yarım saat sürdüğü söylenen işten büyük olduğunu bilmek yeter.

Süreç envanteri nasıl doldurulur?

Bir Excel sayfası yeter. Her satırda şu sütunlar olur: işin adı, işi yapan kişi, günlük süre, sıklık, girdi türü (PDF, Excel, e-posta, WhatsApp), kullanılan sistem ve en son ne zaman aksadığı.

Doldurmak için her bölümden bir kişiyle yarım saat konuşmak yeterlidir. Muhasebeye, satın almaya, depoya ve satış operasyonuna aynı soruyu sorun: gün içinde bilgisayarda tekrar eden işleriniz neler? Cevapların çoğu aynı üç dört işte toplanır.

Küçük bir örnek: satın alma uzmanı her gün tedarikçi e-postalarındaki sipariş onaylarını ERP'deki siparişle karşılaştırıyor ve bunun için günde bir buçuk saat harcıyor. Muhasebe elemanı günde bir saat PDF faturayı elle giriyor. Yönetici her sabah yarım saat Excel'den satış özeti çıkarıyor. Üç satır, üç farklı süre, üç farklı girdi. Envanter bu şekilde şekillenir.

Hangi dört ölçüyle sıralanır?

Her satır için dört soru sorulur.

• Saat: bu iş yılda kaç kişi × saat tutuyor? Büyük saat, büyük fırsattır.
• Sıklık: her gün mü, haftalık mı, yılda bir mi? Sık yapılan iş kuralını hızlı öğretir ve kazancı hızlı gösterir.
• Kural yazılabilirlik: işi yapan kişi nasıl yaptığını anlatabiliyor mu? Faturadaki toplamı siparişle karşılaştırmak yazılabilir. Müşteriyle fiyat pazarlığı yazılamaz.
• İstisna oranı: işlerin kaçı kuralın dışına çıkıyor? Her on kayıttan biri istisnaysa onay kuyruğu yönetilebilir. Yarısı istisnaysa iş henüz otomasyona hazır değildir; önce kuralı netleştirmek gerekir.

Her ölçüye 1 ile 3 arasında puan verip toplayabilirsiniz. Ama puan karar vermez, konuşmayı kolaylaştırır. Son kararı iş bilen kişi verir.

İlk üç aday nasıl seçilir?

İlk adaylar, saati yüksek, kuralı net, istisnası az olanlardır. Genellikle üç işte toplanırlar: belge okuyup ERP'ye girmek, iki listeyi eşleştirmek ve düzenli rapor hazırlamak.

• Belge girişi: PDF fatura, irsaliye ya da e-posta siparişi okunur, ERP'ye taslak olarak yazılır.
• Eşleştirme: banka ekstresi cari hareketle, sipariş faturayla, sayım sonucu stokla karşılaştırılır.
• Rapor: sabah satış, tahsilat ya da stok özeti Excel'de el ile hazırlanıyorsa ajan aynı veriyi okuyup gönderir.

Aynı örneği puanlayalım. Sipariş onayı karşılaştırması: saati yüksek, sıklığı günlük, kuralı net (numara ve tutar tutuyor mu), istisna azdır. PDF fatura girişi: saat orta, sıklık günlük, kural net, istisna tedarikçiye göre değişir. Sabah özeti: saat düşük ama kural tamamen net ve istisna yoktur. Üçü de adaydır; sıralamayı sizin saatleriniz belirler.

Listenin tepesindeki bu üçten yalnızca biri seçilir. Sebebi basit: üç işe aynı anda başlarsanız kimin neyi onayladığı karışır, pilotun sonucu da okunmaz hale gelir.

Başlamamak gereken işler

Birkaç iş ilk aday olmamalıdır. Yalnızca bir kişinin kafasında olan ve hiç yazılmamış kural, ilk denemeye uygun değildir. Yılda bir kez yapılan işler de kazancı geç gösterir. Müşteriyle ilişkiyi doğrudan etkileyen yazışmalar ise insanda kalır, ajan en fazla taslak yazar.

30 günlük pilot nasıl planlanır?

Seçtiğiniz tek süreç için önce örnek belgeler toplanır: son aydan gerçek PDF'ler, Excel'ler, e-postalar. Panda'da bu örneklerle 3 iş gününde bir gösterim yapılır; ajanın belgeyi nasıl okuduğunu ve neyi eşleştirdiğini kendi dosyalarınızda görürsünüz.

Pilotun 30 günü kabaca üç evreye ayrılır. İlk haftalarda ajan her kaydı taslak olarak hazırlar, insan hepsini onaylar. Ortada düzeltmeler kurala dönüşür. Son haftada hangi kayıtların otomatik geçebileceği, hangilerinin onayda kalacağı kararlaştırılır.

Pilotun başında bir sayı yazılır: bu iş şu an kaç kişi × saat tutuyor. Sonunda aynı sayı yeniden hesaplanır. Fark küçükse nedeni bulunur; belki istisna oranı tahminden yüksektir ya da onay kuyruğu bekliyordur. Fark büyükse ikinci sürece geçilir.

Ekip bu çalışmaya nasıl dahil edilir?

İşi bugün yapan kişi sürecin en önemli ortağıdır. Kuralı en iyi o bilir, istisnayı ilk o fark eder. Otomasyon kişiyi değiştirmez; ekip küçülmez, işi değişir. Veri girişi yapan, taslağı kontrol eden kişi olur.

Bu yüzden envanteri çıkarırken kişiye sorulur, kişi hakkında karar verilmez. Süre kişinin performansı olarak değil, sürecin maliyeti olarak ele alınır. Aksi halde herkes işini daha kısa gösterir ve envanter yanlış çıkar.

Pilot biterken ERP'niz hâlâ aynıdır, veri şirket dışına çıkmamıştır. Elinizde yalnızca bir sonraki süreç için daha iyi bir envanter ve gerçek bir ölçüm vardır.