ERP seçimi ne kadar sürer?

Süre firmanın büyüklüğüne ve veri geçişinin kapsamına bağlıdır; sabit bir süre yazamayız. Seçim aşamasında sektör sürecinizi, entegrasyonları ve veri geçişini yazılı netleştirirseniz, kurulum sırasındaki sürprizler azalır.

Bulut ERP mi yerinde kurulum mu?

İkisinin de sorusu aynıdır: yedekleme, erişim, güncelleme ve veriyi geri alma kimin sorumluluğunda? Bulutta barındırma ve güncelleme satıcıdadır; yerinde kurulumda bunlar sizdedir. Sözleşmede veri çıkış koşulunu mutlaka yazdırın.

Mevcut ERP'yi değiştirmeden eksikleri kapatmak mümkün mü?

Çoğu zaman mümkündür. Mutabakat, fatura eşleştirme ya da stok farkı gibi tekrarlayan işleri ERP'nin üstüne kurulan bir ajan ya da akış çözebilir. ERP veri kaynağı olarak kalır, ajan okur ve önerir, insan onaylar.

ERP seçerken sorulacak sorular: kontrol listesi

ERP seçerken önce yazılımın özelliklerine değil, kendi işinize bakın. Sektörünüzün sürecini taşıyor mu, eski verinizi alabiliyor mu, e-fatura ve bankanızla konuşuyor mu, ekibinizi kim eğitecek, ilk yıldan sonra ne kadar ödeyeceksiniz? Bu altı soruya yazılı cevap alamayan satıcıyı eleyin. Demoyu değil, cevapları karşılaştırın; gerisi bu cevapların uygulamasıdır.

ERP seçiminde en sık nerede hata yapılır?

En sık hata, demoya bakıp karar vermektir. Demo, satıcının hazırladığı temiz veriyle ve en düzgün akışla çalışır. Sizin işinizde ise sevk edilmeden faturalanan sipariş, iki kalemi birleştirilmiş irsaliye, Excel'de tutulan özel iskonto listesi vardır.

Bu yüzden seçimi bir kontrol listesi üzerinden yapın. Aynı soruları her satıcıya sorun, cevapları yazılı alın ve yan yana koyun. Karar verecek kişi sayısı da önemlidir: muhasebe, depo ve satın alma tarafından en az birer kişi görüşmede olsun.

Sektörünüze uygun olup olmadığı nasıl anlaşılır?

Genel amaçlı bir ERP her sektörün temel ihtiyacını karşılar, ama sektörün kendine özgü süreci çoğu zaman özelleştirme ister. Satıcıdan sektörünüzden çalışan bir kullanıcıyla görüşmeyi ve kendi sürecinizi baştan sona göstermesini isteyin.

Sürecinizin en zor üç adımını yazın (örneğin renk-beden varyantı, lot takibi, reçeteli üretim) ve demoda bunları gösterin.
Bu adımların standart ürünle mi, ayrı geliştirmeyle mi çözüldüğünü sorun. Ayrı geliştirme sürüm yükseltirken bakım demektir.
Aynı sektörden bir referans müşteriyle konuşmak isteyin.

Veri geçişi neden ayrı bir proje sayılmalı?

Eski sistemdeki cari, stok kartı, açık bakiye ve açılış stoku yeni ERP'ye taşınmazsa ilk gün işe başlayamazsınız. Veri geçişi çoğu zaman beklenenden uzun sürer, çünkü eski veri temiz değildir: aynı müşteri üç farklı yazımla kayıtlıdır, stok kartlarında birim karışıktır.

Hangi verinin taşınacağı, hangisinin arşivde kalacağı yazılı olsun.
Temizliği kimin yapacağı belli olsun: sizin ekibiniz mi, satıcı mı?
Geçişten sonra bakiye ve stok toplamlarının eski sistemle birebir tutup tutmadığını kontrol eden bir deneme geçişi yapılsın.
Excel'den geliyorsanız şablon dosyayı kurulumdan önce isteyin.

Entegrasyon sorusunda neye bakılmalı?

ERP tek başına çalışmaz. e-Fatura ve e-İrsaliye için özel entegratörünüzle, bankalarınızla, e-ticaret kanallarınızla ve varsa kargo firmalarınızla konuşması gerekir. Satıcıya adıyla sorun: şu bankanın ekstresini otomatik alıyor musunuz, şu pazar yerinin siparişini düşürüyor musunuz?

Entegrasyon standart üründe mi var, ayrı modül mü, ayrı ücret mi?
Veriyi dışarı almak serbest mi? API ya da dışa aktarma ile kendi raporunuzu çekebiliyor musunuz?
Entegratörünüzü değiştirirseniz ERP'de ne değişir?

Dışa açık bir API, bugün ihtiyacınız olmayan şeyin sigortasıdır. Yarın bir otomasyon ya da yapay zeka ajanı eklemek isterseniz, ERP'nin ekranını değiştirmeden veriyi okuyup yazabilmesi gerekir.

Eğitim ve destek için hangi güvenceleri istemelisiniz?

ERP projeleri yazılımdan çok kullanıcı alışkanlığında takılır. Eğitimin kime, kaç oturumda, hangi ortamda verileceğini ve sonrasında yeni gelen çalışanı kimin eğiteceğini sorun. Eğitim yalnızca açılış haftasında verilen bir anlatım değil, sürecinizin kendi verinizle denenmesi olmalı.

Destek hangi kanaldan (telefon, e-posta, WhatsApp, uzaktan bağlantı) ve hangi saatlerde veriliyor?
İlk yanıt ve çözüm süresi sözleşmede yazılı mı?
Mevzuat değişince (örneğin e-belge kuralları) güncelleme ücretsiz mi, ne zaman geliyor?
Aynı kişiyle mi konuşuyorsunuz, yoksa her seferinde sıfırdan mı anlatıyorsunuz?

Toplam maliyet hangi kalemlerden oluşur?

Lisans bedeli maliyetin yalnızca bir kısmıdır. Karşılaştırmayı yapabilmek için her satıcıdan aynı kalemleri aynı sırayla yazmasını isteyin. Fiyat yazmıyoruz, çünkü kapsam firmadan firmaya değişir; ama kalemleri bilmek teklifleri kıyaslamanın ilk adımıdır.

Lisans ya da abonelik: kullanıcı, modül veya firma başına mı?
Kurulum, veri geçişi ve özelleştirme çalışması
Eğitim günleri ve ek eğitim
Yıllık bakım, destek ve sürüm güncellemesi
Entegrasyonlar: e-belge, banka, e-ticaret ve kargo bağlantıları
Sunucu ya da bulut barındırma, yedekleme
Kullanıcı eklemek, şube açmak, başka bir firmayı eklemek
Sözleşme bitince veriyi alabilmenin bedeli ve biçimi

Süreç hesabı da bu tabloya girer. Ay sonu kapanışı için iki kişi her ay 10 saat harcıyorsa yılda 240 kişi-saat eder. Yeni sistem bu işi gerçekten kısaltıyorsa, kısalmayı satıcının değil kendi ekibinizin sayısıyla ölçün.

Sözleşmede hangi maddeler kontrol edilmeli?

Satış görüşmesinde verilen söz, yazılmadıysa kurulum sırasında unutulur. Konuştuğunuz her şeyi teklife ve sözleşmeye taşıtın. Özellikle şu maddelere bakın:

Kapsam: hangi modül, hangi kullanıcı sayısı, hangi şube ve firma dahil?
Teslim planı: veri geçişi, eğitim ve canlıya alma için tarihler ve sorumlular.
Kabul ölçütü: sistem hangi koşulda teslim edilmiş sayılır? Kendi verinizle yapılan bir deneme bu ölçüt olabilir.
Fesih ve veri çıkışı: sözleşme biterse verinizi hangi biçimde ve ne zamana kadar alırsınız?
Yeni mevzuat: e-belge kuralları değiştiğinde güncellemenin kapsamı ve süresi.

Bu liste hukuki danışmanlık yerine geçmez; ama satıcıyla masaya oturmadan önce kendi sorularınızı hazırlamanıza yardım eder.

Seçim toplantısına kimleri çağırmalısınız?

ERP'yi yalnızca satın alma kararını veren kişi kullanmaz. Muhasebe, depo, satış ve satın alma günlük işini bu sistemde yapacak. Bu ekiplerden en az birer kişinin satıcı görüşmelerine katılması, kurulumdan sonra çıkacak itirazların yarısını baştan çözer.

Muhasebe: hesap planı, e-belge akışı, kapanış raporları.
Depo: sevkiyat, sayım, barkod ve lot takibi.
Satış ve satın alma: sipariş, fiyat listesi, tedarikçi ve cari akışı.
Yönetim: hangi raporu hangi sıklıkla görmek istiyorsunuz? Sabah bakılan üç rapor yazılsın ve demoda gösterilsin.

Son olarak, teklifleri puanlayın. Her başlığa (sektör uygunluğu, veri geçişi, entegrasyon, eğitim, destek, maliyet) sizin için önemine göre bir ağırlık verin ve her satıcıya aynı ölçekle puan verin. Puanlama kararı otomatik vermez, ama kimin neden öne çıktığını sonradan açıklamanızı sağlar.

Referans görüşmelerinde şu soruları sorun: kurulum planlanan tarihte bitti mi, ilk üç ayda en çok hangi konuda destek gerekti, bir yıl sonra yeniden seçseniz aynı satıcıyı seçer miydiniz? Satıcının verdiği referans listesi seçilmiş bir listedir; yine de verilen cevapların ortak noktası değerlidir.

Karar vermeden önce hangi küçük denemeyi yapmalısınız?

Mümkünse kendi verinizin küçük bir kısmıyla bir deneme isteyin: bir ayın faturaları, yüz stok kartı, bir bankanın ekstresi. Denemede sistemin sizin belgenizi nasıl karşıladığını görürsünüz. Satıcı deneme yapmaya isteksizse, bu da bir cevaptır.

Mevcut ERP'niz işinizi karşılıyor ama Excel ve elle girişler birikmişse, yeni ERP almak şart olmayabilir. Üstüne bir yapay zeka ajanı koymak, yani belgeyi okuyup eşleştiren, insanın onayladığı bir katman eklemek de bir seçenektir. Hangisinin size uyduğunu kontrol listesi söyler.